Сегодня Microsoft Office (в дальнейшем - Office) рассматривают как набор инструментов, необходимых для организации работы в офисе, и применяют его не только как комплект настольных приложений, но и как платформу для создания специализированных решений или как средство доступа и обмена данными.

Office обеспечивает легкость использования, многофункциональность и интеграцию приложений для ведения делопроизводства предприятий малого и среднего бизнеса.

Как правило, в решении задач, работе над проектами и принятии деловых решений участвуют группы исполнителей. Но для совместной подготовки документа или для управления проектом такой команде необходим надежный фундамент, поддерживающий процесс сотрудничества.

В прошлом попытки совместного использования файлов наталкивались на ряд типичных проблем, в том числе на различие форматов файлов, несогласованность в организации обратной связи с получателем, трудности работы при использовании разных программных средств и отсутствие контроля версий документов с последними изменениями. Поскольку интенсивность совместной работы над проектами продолжает возрастать, то все большее значение приобретают приложения, обеспечивающие комплексность решений и поддержку такого сотрудничества.

Комплект Microsoft Office включает следующие приложения:

Microsoft Word - версия популярного текстового процессора для операционной системы Microsoft Windows позволяет создавать документы любой сложности и оформлять их с использованием различных шрифтов, имеет удобный графический интерфейс и средства автоматизации оформления документов. Создаваемые файлы имеют расширение DOC.

Microsoft Excel - версия программы представления и обработки данных в виде электронных таблиц, имеющая универсальные возможности решения задач от учета продаж до планирования деятельности предприятия в целом. Microsoft Excel имеет мощный аппарат математических инструментов для решения задач линейного программирования, оптимизации, статистического моделирования. Создаваемые файлы имеют расширение XLS.

Microsoft PowerPoint - версия графического пакета для создания презентаций и слайд-фильмов предоставляет пользователю возможности оформления текста, рисования, построения диаграмм, а также широкий набор стандартных иллюстраций, стилевых шаблонов и возможности использования звука и видео. Создаваемые файлы имеют расширение РРТ.

Microsoft Outlook - программа управления информацией, которая помогает работать с сообщениями, приходящими по электронной почте, контактными лицами, назначать встречи, ставить задачи, отслеживать деятельность свою и сотрудников, просматривать совместные документы.

Все офисные приложения устроены одинаково. Общие команды открытия, закрытия и создания файлов, общие принципы работы со справкой, использование шаблонов при создании документов, печать и сохранение документов, настройка панелей инструментов и команд меню, все эти функции не зависят от того, обрабатывает ли программа текстовый документ, электронную таблицу, презентацию или рисунок.

Рассмотрим далее общие операции на примере программы Word, как наиболее часто используемой в делопроизводстве.

Запуск программы Microsoft Office

Рис. 9. Запуск программ Office

2. Установите указатель мыши на значок программы Microsoft Word и нажмите левую кнопку мыши.

Изучение общих приемов работы с программами Office следует начать с создания, открытия и сохранения документов.