Мастер правил
Итак, мы рассмотрели основные аспекты работы с электронной почтой: создание сообщения, отправка и прием, а также ответ, пересылка и установка параметров электронной почты. Все это, без сомнения, позволяет на достойном уровне организовать вашу коммуникационную деятельность. Но рассмотренные ниже возможности Outlook, позволяют не только организовать этот процесс, но и оптимизировать его, что делает Microsoft Outlook лидером среди почтового программного обеспечения.
Мастер правил — это специальное средство Outlook, помогающее обрабатывать электронную почту. Правила определяют действия, которые должны автоматически выполняться для тех или иных сообщений. Созданное правило применяется программой Microsoft Outlook к поступающим или к отправляемым сообщениям.
Правила Outlook
Правила — это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий, описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность (исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).
В табл.. 9.7 приведены стандартные виды правил и их описание.
Таблица 9.7. Стандартные виды правил и их описание
Вид правила
|
Описание
правила |
||
Проверка сообщений
после получения |
Применить это
правило, когда получены сообщения |
||
Проверка сообщений
после отправки |
Применить это
правило, когда отправлены сообщения |
||
Перемещение
новых сообщений от кого-либо |
Применить это
правило, когда получены сообщения от <отправители или список рассылки>
переместить в папку <имя> |
||
Уведомление
при получении важных сообщений |
Применить это
правило, когда получены сообщения, адресованные мне и имеющие высокую
важность. Известить меня, используя уведомление <текст>
|
||
Перемещение
сообщений на основе содержания |
Применить это
правило, когда получены сообщения, содержащие <текст>
в тексте или в поле Тема (Subject). Переместить в папку <имя>
|
||
Удаление обсуждения
|
Применить это
правило, когда получены сообщения, содержащие <текст>
в поле Тема (Subject). Удалить их |
||
Отметка сообщений
от кого-либо |
Применить это
правило, когда получены сообщения от отправители или список рассылки>.
Установить для них отметку <действие и срок> |
||
Определение
категорий отправленных сообщений |
Применить это
правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или
список рассылки>. Поместить их в категорию <имя>
|
||
Определение
категории на основе содержания |
Применить это
правило, когда получены сообщения, содержащие <текст>
в тексте или в поле Тема (Subject). Поместить их в категорию <имя>
|
||
Перемещение
отправленных сообщений |
Применить это
правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или
список рассыл-ки>. Переместить копию в папку <имя>
|
||
Прекращение
обработки всех следующих правил |
Применить это
правило, когда получено сообщение. Остановить дальнейшую обработку
правил |
||
Создание правила
Давайте рассмотрим работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание — автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим, что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту папку.
Таким образом, можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку CityCat при условии, что отправитель — CityCat и тема сообщения содержит текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит вложение".
Пример
9.31. Создание правила
> Сервис > Мастер правил...
Создать...
Создать правило на основе шаблона
Вида правил Перемещение новых сообщений от кого-либо
Описание правила
<отправители или список рассылки>
Имя City Cat
От
ок
<Имя>
Создать
Имя := <Имя папки>
Поместить в папку Входящие
ОК
ок
Далее >
Содержащие <текст> в поле "Тема"
<Текст>
Добавить новый := <текст> (рис. 9.47)
Добавить
ОК
Далее >
Далее >
Кроме содержащих вложения
Далее (рис. 9.48)
Name of Rule := <Имя правила>
Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке Входящие
Готово
ОК
После нажатия кнопки Готово (Finish) будет запущено правило для элементов папки Свойства пользователя (Personal Folders). Теперь правило полностью готово к работе.
Работа с правилами
Все созданные правила находятся в списке Применить правила в следующем порядке (Apply rules in the following order) диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard). Можно создавать, изменять, переименовывать и удалять правила посредством соответствующих кнопок.
В случае необходимости можно отключать или включать режим выполнения правил. Для этого снимите или установите флажок рядом с названием режима.
Если имеется более одного правила, то можно изменять последовательность их выполнения посредством кнопок Вверх (Move Down) и Вниз (Move Up). В некоторых случаях порядок выполнения правил имеет большое значение.
Также, помимо автоматического, Мастер правил поддерживает ручное выполнение созданных правил.
Пример 9.32. "Ручное" выполнение правил
Выполнить...
CityCat
Включая вложенные папки
Применить к Все сообщения
Выполнить
В заключение данного раздела я хочу привести ряд замечаний и советов по работе с Мастером правил.