Применять функции поиска и замены приходится почти всегда после импорта материалов в InDesign. Даже самый квалифицированный и дружелюбно к вам настроенный наборщик не сможет проделать работу по окончательному редактированию текста за вас. В эту работу могут входить: расстановка стилей, полиграфических тире, кавычек, пробелов и т. п. Большая часть такой работы может быть выполнена в полуавтоматическом режиме именно с применением инструмента поиска и замены.

Слово, символ, группу слов, абзац или группу абзацев — в общем, любой фрагмент текста — можно заменить на заданное соответствие, используя это диалоговое окно. Оно не является модальным, что упрощает работу по поиску и замене, поскольку вы в любой момент можете перейти от просмотра публикации к поиску, не тратя времени на повторный вызов окна.

Во время поиска и замены задается область поиска — она может включать только выделенные символы, абзац, текущий материал, текущий документ, и даже все открытые документы. Область поиска регулируется атрибутами поиска — практически вы можете осуществлять поиск, используя как критерий любой атрибут форматирования, как локального так и глобального, а также регистр и окружение символа.

Процесс поиска также регулируется от ручного (последовательное нахождение образцов и замена вручную), до глобального (нахождение всех образцов и их одновременная автоматическая замена).